Gestionnaire de la Billetterie-Ottawa Chamberfest

L’OPPORTUNITÉ

Sommaire:

Le gestionnaire de la billetterie (GB) administre le système de gestion des relations avec la clientèle (GRC) et les fonctions de la billetterie du Chamberfest/Société de musique de chambre d’Ottawa (SMCO). Il est en première ligne pour la plupart des relations avec les clients et soutient les fonctions de développement de fonds, de marketing, de communications, de finances et d’administration de l’organisme. Le GB est responsable de la coordination et de la supervision des bénévoles, des étudiants/jeunes (EJ) et des employés du Partenariat pour la création d’emplois (PCE) à qui l’on assigne des tâches en appui aux contrats saisonniers de la billetterie et des activités connexes. Le GB participe au développement, à l’évaluation et à la révision continus du matériel opérationnel de l’organisation et travaille avec le personnel de la SMCO pour offrir une formation à divers systèmes, selon les besoins. Ils relèvent du directeur général, mais ont de fortes interactions avec tous les départements de la SMCO.

Responsabilités

Administration de la GRC (Gestion des relations avec la clientèle)

  • Administrateur principal pour tous les aspects de la base de données de billetterie et de gestion des relations avec la clientèle (GRC)
  • Recherche et analyse de données – Génération et automatisation de rapports ad hoc personnalisés pour répondre aux besoins du service, réunions du conseil d’administration, prévisions de ventes et audits
  • Exploration des données – Créer et tenir à jour des tableaux de bord personnalisés pour la production de rapports sur les activités actuelles liées aux bases de données
  • Élaboration du processus et d’automatisation du système Personnalisation du gestionnaire d’utilisateurs/de Salesforce par la création de flux de travail automatisés d’arrière-plan propres au système OCMS
  • Migration des données –Responsable du transfert réussi des données entre les systèmes de base de données, y compris la détermination de la structure du format des données;
  • Intégrité des données – Vérification ponctuelle et planifiée de l’exactitude des informations, de la conformité des protocoles, des erreurs de processus et des données incorrectes ou en double

Billetterie

  • Le gestionnaire de la billetterie entretient des relations exemplaires avec les clients
  • Organise des événements de la saison, de la compagnie et du festival au sein de la GRC et supervise la préparation et la vente des billets.
  • Recommande la configuration de la billetterie de la saison et du festival, y compris les forfaits, les abonnements et les billets individuels.
  • Coordonne les points de vente et les lieux de spectacle et assure la distribution des billets, la collecte de fonds, etc. au besoin.
  • Suit, gère et coordonne l’entretien de l’équipement de la billetterie, notamment les ordinateurs portables, les imprimantes (billets et laissez-passer), les scanners de billets et les kiosques de billetterie mobiles.
  • Forme le personnel saisonnier et familiarise les bénévoles avec les systèmes de la billetterie et veille à ce que ces personnes et/ou d’autres membres du personnel soient formés aux procédures d’équilibrage et de réconciliation;
  • S’assure que la billetterie est entretenue et qu’elle est propre et en ordre en permanence.
  • Organise la vente des billets de groupe à prix réduit et de certificats
  • Établit une relation positive avec les fournisseurs de systèmes afin de faciliter la gestion des systèmes de base de données, les fonctions de rapport, la manipulation des données, etc.

Marketing & Développement

  • Aide le personnel à mener des campagnes de financement en toute saison
  • Aide à la recherche, à l’élaboration et à la création de solutions aux problèmes de collecte de fonds et de marketing liés à la base de données des mécènes.
  • Prête son soutien au gestionnaire du marketing et des communications dans les initiatives et promotions marketing.
  • En collaboration avec le gestionnaire du développement, appuyer la réception et l’enregistrement des dons qui passent par la billetterie et aider à préparer les lettres de remerciement et les documents imprimés connexes du système de GRC.
  • Met à jour les dossiers des usagers (y compris les renseignements sur la carte de crédit), au besoin.
  • Prépare les tirages des données et les fusions de courrier pour les campagnes de publipostage en veillant à l’exécution rapide des envois
  • Coordonne avec les entrepreneurs en distribution les envois de documents imprimés.

Finance & Administration

  • Administre la petite caisse des guichets mobiles
  • Prépare, au besoin, des rapports qui rapprochent les activités de billetterie et de dons entre les systèmes de billetterie, de vente de marchandises et d’autres ventes et de gestion des donateurs et le système comptable
  • Veille au bon fonctionnement des systèmes informatiques de billetterie et organise les appels de service au besoin pour les comptoirs et les guichets extérieurs
  • Participe à des fonctions administratives liées à la gestion de bureau et à d’autres activités du SMCO, au besoin
  • Prépare des rapports et fournit des renseignements au besoin pour appuyer les rapports du conseil, les demandes de financement et autres, au besoin

PROFIL

Le/la candidat(e) idéal(e) est:

  • Passionné par tous les aspects de l’expérience des usagers;
  • Possède un grand sens de l’organisation et le souci du détail;
  • Un(e) planificateur(rice) flexible;
  • Une personne créative résolvant les problèmes, à même de réfléchir rapidement et acceptant les changements;
  • Sensible aux éléments de communications socialement inclusifs, éclairés par les enjeux de diversité, équitables et accessibles.

Expériences et habiletés

  • Expérience prouvée en gestion de ressources humaines et financières;
  • Forte expérience en gestion de projets;
  • Expérience des logiciels de gestion du service à la clientèle; expérience des gestionnaires d’usagers considérée comme un atout;
  • Sens et philosophie du service à la clientèle exceptionnels; Compétences en 4 marketing par courriel, automation du marketing et les outils de gestion des réseaux sociaux;
  • Aisance et autonomie avec les bases de données;
  • Expérience de travail dans/habileté à intégrer un environnement de travail Office 365.

Caractéristiques personnelles

  • Un(e) planificateur(rice) tourné(e) vers les résultats;
  • Un(e) joueur(se) d’équipe doté(e) d’un bon sens de l’humour;
  • Habileté à apprendre rapidement et de s’adapter à un environnement en constant changement;
  • Fortes habiletés analytiques;
  • Habiletés à solutionner des problèmes de manière efficiente;
  • Haut niveau d’ouverture et de transparence;
  • Niveau d’anglais exceptionnel (à l’écrit et à l’oral);
  • Une habileté professionnelle en français est un atout; une troisième langue est un atout.
  • Une expérience professionnelle dans le secteur des arts et de la culture ou une expérience vécue dans le milieu de la musique classique et un atout très fort.

CONDITIONS D’EMPLOI

Ceci est un poste à temps plein. Le salaire annuel, entre 39 500 $ et 44 500 $, sera déterminé selon les expériences. L’employeur offre trois semaines de vacances payées, contribue à un RÉER et offre la possibilité d’adhérer à un régime d’assurances collectif. Le rôle exige de travailler fréquemment en soirée ou la fin de semaine. Le candidat / la candidate sélectionné.e débutera dans son nouveau rôle en juin 2022 ou dès que possible. Au moment de l’affichage, tous les employé.es d’Ottawa Chamberfest travaillent à distance.

COMMENT POSTULER

Prière de soumettre votre candidature en soumettant une lettre de présentation et un curriculum vitae, en anglais, au plus tard le vendredi 29 avril 2022 à l’adresse de courriel suivante : [email protected] Les candidat.es qualifié.es de toutes origines sont invité.es et encouragé.es à soumettre leur candidature. Nous invitons les candidat.e.s requérant une assistance à nous en faire part afin que nous puissions prendre les mesures conséquentes. Ottawa Chamberfest tient à remercier tous les candidats et toutes les candidates pour leur intérêt. Seulement ceux et celles retenu.e.s seront contacté.e.s.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Ottawa Chamberfest œuvre à bâtir un monde où les droits, la dignité et la valeur de chaque être humain sont respectés et célébrés. Au sein de notre organisme, nous 5 travaillons à créer un environnement respectueux, sécuritaire et inclusif – où tous se sentent les bienvenus et appréciés, et où tous sont soutenus afin d’apporter leurs contributions. Nous accueillons et encourageons les candidatures de candidat.e.s de toutes origines, cultures, ethnicités, identités de genre, orientations sexuelles, habiletés ou pouvant contribuer de toute autre manière à la diversité des perspectives. Nous reconnaissons et respectons la nation algonquine Anishinabeg qui est gardienne du territoire non cédé sur lequel Ottawa Chamberfest présente ses activités.

CONDITIONS D’EMPLOI

Ceci est un poste à temps plein. Le salaire annuel, entre 37 500 $ et 42 500 $, sera déterminé selon les expériences. L’employeur offre trois semaines de vacances payées, contribue à un RÉER et offre la possibilité d’adhérer à un régime d’assurances collectif. Le rôle exige de travailler fréquemment en soirée ou la fin de semaine. Le candidat / la candidate sélectionné.e débutera dans son nouveau rôle en novembre 2022 ou dès que possible. Au moment de l’affichage, le personnel de Chamberfest Ottawa travaille dans un environnement hybride (bureau, maison et concerts sur place)

COMMENT POSTULER

Prière de soumettre votre candidature en soumettant une lettre de présentation et un curriculum vitae, en anglais à l’adresse de courriel suivante: [email protected] Les demandes seront examinées à partir du lundi 7 novembre 2022. Les candidat.es qualifié.es de toutes origines sont invité.es et encouragé.es à soumettre leur candidature. Nous invitons les candidat.e.s requérant une assistance à nous en faire part afin que nous puissions prendre les mesures conséquentes. Ottawa Chamberfest tient à remercier tous les candidats et toutes les candidates pour leur intérêt. Seulement ceux et celles retenu.e.s seront contacté.e.s.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Chamberfest Ottawa Chamberfest œuvre à bâtir un monde où les droits, la dignité et la valeur de chaque être humain sont respectés et célébrés. Au sein de notre organisme, nous travaillons à créer un environnement respectueux, sécuritaire et inclusif – où tous se sentent les bienvenus et appréciés, et où tous sont soutenus afin d’apporter leurs contributions. Nous accueillons et encourageons les candidatures de candidat.e.s de toutes origines, cultures, ethnicités, identités de genre, orientations sexuelles, habiletés ou pouvant contribuer de toute autre manière à la diversité des perspectives.

Les activités du Festival de chambre d’Ottawa se déroulent sur le territoire non cédé des Anishinaabe-Algonquin, qui sont les gardiens traditionnels de cette région, où vivent également de nombreuses nations de l’île de la Tortue. En tant qu’équipe, nous reconnaissons que nous avons beaucoup à apprendre et qu’il nous incombe d’accroître nos connaissances et notre compréhension de l’histoire et des réalités connexes des peuples autochtones de cette terre.

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